Piattaforma whistleblowing

 

Le novità introdotte con il D.lgs 24/23 – cosa cambia con la nuova disciplina.

In attuazione della Direttiva (UE) 2019/1937, è stato emanato il d.lgs. n. 24 del 10 marzo 2023 riguardante “la protezione delle persone che segnalano violazioni del diritto dell’Unione e recante disposizioni riguardanti la protezione delle persone che segnalano violazioni delle disposizioni normative nazionali”.

Il decreto è entrato in vigore il 30 marzo 2023 e le disposizioni ivi previste hanno avuto effetto a partire dal 15 luglio 2023.

Il decreto si applica ai soggetti del settore pubblico e del settore privato.

Il d.lgs. n. 24/2023 obbligava l’ANAC ad adottare, entro tre mesi dalla sua data di entrata in vigore, apposite Linee Guida relative alle procedure per la presentazione e la gestione delle segnalazioni esterne. Tali Linee Guida sono state approvate e  pubblicate sul sito ANAC con delibera 311 del 12 luglio 2023.

COSA SI PUÒ SEGNALARE

Comportamenti, atti od omissioni che ledono l’interesse pubblico o l’integrità dell’amministrazione pubblica o dell’ente privato e che consistono in:

• illeciti amministrativi, contabili, civili o penali;
• condotte illecite rilevanti ai sensi del decreto legislativo 231/2001, o violazioni dei modelli di organizzazione e gestione ivi previsti;
• illeciti che rientrano nell’ambito di applicazione degli atti dell’Unione europea o nazionali relativi ai seguenti settori: appalti pubblici; servizi, prodotti e mercati finanziari e prevenzione del riciclaggio e del finanziamento del terrorismo; sicurezza e conformità dei prodotti; sicurezza dei trasporti; tutela dell’ambiente; radioprotezione e sicurezza nucleare; sicurezza degli alimenti e dei mangimi e salute e benessere degli animali; salute pubblica; protezione dei consumatori; tutela della vita privata e protezione dei dati personali e sicurezza delle reti e dei sistemi informativi;
• atti od omissioni che ledono gli interessi finanziari dell’Unione;
• atti od omissioni riguardanti il mercato interno;
• atti o comportamenti che vanificano l’oggetto o la finalità delle disposizioni di cui agli atti dell’Unione.

Non sono ricomprese tra le informazioni sulle violazioni segnalabili o denunciabili le notizie palesemente prive di fondamento, le informazioni che sono già totalmente di dominio pubblico, nonché le informazioni acquisite solo sola base di indiscrezioni o vociferazioni scarsamente attendibili (cd. voci di corridoio).

COME SEGNALARE

CANALI DI SEGNALAZIONE

• interno (nell’ambito del contesto lavorativo);
• esterno (ANAC);
• divulgazione pubblica (tramite la stampa, mezzi elettronici o mezzi di diffusione in grado di raggiungere un numero elevato di persone);
• denuncia all’Autorità giudiziaria o contabile.

SCELTA DEL CANALE DI SEGNALAZIONE

In via prioritaria, i segnalanti sono incoraggiati a utilizzare il canale interno (accessibile a fondo pagina) e, solo al ricorrere di certe condizioni, possono effettuare una segnalazione esterna o una divulgazione pubblica.

Il canale interno.

Laddove si utilizzi il canale interno, le segnalazioni sono effettuate in forma  scritta con modalità  informatiche attraverso la piattaforma telematica accessibile dal sito web dell’ente ed anche da questa pagina,  che assicura, più delle altre forme, la tutela del segnalante

Sono previste inoltre:

1. le segnalazioni in forma orale

L’AdSP MdS in ragione delle limitate dimensioni organiche, non può adeguarsi completamente alle indicazioni dell’ANAC relativamente ad un servizio telefonico con operatore dedicato. L’Autorità darà comunque indicazioni al proprio personale di Centralino (non specializzato in materia) di suggerire l’utilizzazione della modalità informatica di segnalazione (consigliata) o prendere appuntamento per un incontro con il RPCT. In ogni caso gli addetti al centralino non prenderanno nota di qualsiasi informazione ricevuta.

2. gli incontri diretti con il RPCT fissati entro un termine ragionevole;

Gli incontri diretti potranno essere fissati con l’RPCT con richiesta di incontro all’Indirizzo RPCT@adspmaredisardegna.it . All’incontro, che potrà avvenire in una delle sedi istituzionali dell’Ente, opportunamente scelta, potranno partecipare, se richiesto dal RPCT, dei componenti dell’Ufficio di Supporto del RPCT. Dell’incontro sarà redatto un verbale firmato dal Segnalante e dal RPCT. La segnalazione verrà caricata dal RPCT sulla piattaforma ed al segnalante comunicato il codice alfanumerico.

Relativamente alle segnalazioni in forma orale –  attesa l’impossibilità per l’AdSP MdS, di organizzare un apposito servizio – esse non possono garantire lo stesso livello di anonimato della Piattaforma Informatica che si consiglia di utilizzare.

Le segnalazioni da cui non è possibile ricavare l’identità del segnalante sono considerate anonime. Le segnalazioni anonime, ove circostanziate, in base alla norma sono equiparate a segnalazioni ordinarie e in tal caso considerate nei propri procedimenti di “vigilanza ordinari”. Come le segnalazioni ordinarie, qualora non circostanziate, saranno archiviate.

Le segnalazioni anonime potranno essere presentate attraverso la piattaforma o per iscritto in posta ordinaria. Qualora la busta sull’esterno presenti la scritta “Wistleblowing” si potrà attivare il pertinente procedimento descritto nel parametro precedente.

Qualora invece le segnalazioni arrivino in forme diverse da quelle sopra descritte saranno, comunque, trattate come “Ordinarie” e l’Ente non potrà garantire tutte le tutele del caso.

Ricevuta la segnalazione il RPCT procede a valutare la sussistenza dei requisiti di ammissibilità.

La segnalazione è considerata inammissibile e viene archiviata in via diretta dal RPCT per i seguenti motivi:

• manifesta infondatezza per l’assenza di elementi di fatto riconducibili alle violazioni previste dal Dlgs 24/2023;
• manifesta incompetenza dell’AdSPMS sulle questioni segnalate;
• accertato contenuto generico della segnalazione di illecito tale da non consentire la comprensione dei fatti, ovvero segnalazione di illeciti corredata da documentazione non appropriata o inconferente tale da non far comprendere il contenuto stesso della segnalazione;
• produzione di sola documentazione in assenza della segnalazione di condotte illecite;
• sussistenza di violazioni di lieve entità.

Il canale Esterno

I segnalanti possono utilizzare il canale esterno (ANAC) quando:

• non è prevista, nell’ambito del contesto lavorativo, l’attivazione obbligatoria del canale di segnalazione interna ovvero questo, anche se obbligatorio, non è attivo o, anche se attivato, non è conforme a quanto richiesto dalla legge;
• la persona segnalante ha già effettuato una segnalazione interna e la stessa non ha avuto seguito;
• la persona segnalante ha fondati motivi di ritenere che, se effettuasse una segnalazione interna, alla stessa non sarebbe dato efficace seguito ovvero che la stessa segnalazione potrebbe determinare un rischio di ritorsione;
• la persona segnalante ha fondato motivo di ritenere che la violazione possa costituire un pericolo imminente o palese per il pubblico interesse.

I segnalanti possono effettuare direttamente una divulgazione pubblica quando:

• la persona segnalante ha previamente effettuato una segnalazione interna ed esterna ovvero ha effettuato direttamente una segnalazione esterna e non è stato dato riscontro entro i termini stabiliti in merito alle misure previste o adottate per dare seguito alle segnalazioni;
• la persona segnalante ha fondato motivo di ritenere che la violazione possa costituire un pericolo imminente o palese per il pubblico interesse;
• la persona segnalante ha fondato motivo di ritenere che la segnalazione esterna possa comportare il rischio di ritorsioni o possa non avere efficace seguito in ragione delle specifiche circostanze del caso concreto, come quelle in cui possano essere occultate o distrutte prove oppure in cui vi sia fondato timore che chi ha ricevuto la segnalazione possa essere colluso con l’autore della violazione o coinvolto nella violazione stessa.

CONDIZIONI PER LA SEGNALAZIONE

RAGIONEVOLEZZA

Al momento della segnalazione o della denuncia all’autorità giudiziaria o contabile o della divulgazione pubblica, la persona segnalante o denunciante deve avere un ragionevole e fondato motivo di ritenere che le informazioni sulle violazioni segnalate, divulgate pubblicamente o denunciate siano vere e rientrino nell’ambito della normativa

MODALITÀ

La segnalazione o divulgazione pubblica deve essere effettuata utilizzando i canali previsti (interno, esterno e divulgazione pubblica) secondo i criteri indicati nella presente pagina

GLI ELEMENTI E LE CARATTERISTICHE DELLE SEGNALAZIONI

È necessario che la segnalazione sia il più possibile circostanziata al fine di consentire l’accertamento dei fatti da parte dei soggetti competenti a ricevere e gestire le segnalazioni. In particolare è necessario risultino chiare:

• le circostanze di tempo e di luogo in cui si è verificato il fatto oggetto della segnalazione;
• la descrizione del fatto;
• le generalità o altri elementi che consentano di identificare il soggetto cui attribuire i fatti segnalati.

È utile anche allegare documenti che possano fornire elementi di fondatezza dei fatti oggetto di segnalazione, nonché l’indicazione di altri soggetti potenzialmente a conoscenza dei fatti.

VALUTAZIONE DELL’INTERESSE PUBBLICO E DELL’INTERESSE PERSONALE DEL SEGNALANTE

Le segnalazioni devono essere effettuate nell’interesse pubblico o nell’interesse alla integrità dell’amministrazione pubblica o dell’ente privato;

I motivi che hanno indotto la persona a segnalare, denunciare o divulgare pubblicamente sono irrilevanti ai fini della sua protezione.

MODALITÀ DI GESTIONE DELLE SEGNALAZIONI DA PARTE DELL’AUTORITÀ DI SISTEMA PORTUALE DEL MARE DI SARDEGNA

L’AdSP MdS prevede di:

• dare avviso alla persona segnalante del ricevimento della segnalazione entro 7 giorni dalla data del suo ricevimento, salvo esplicita richiesta contraria della persona segnalante ovvero salvo il caso in cui l’ADSPMS ritenga che l’avviso pregiudicherebbe la protezione della riservatezza dell’identità della persona segnalante;
• mantenere le interlocuzioni con la persona segnalante e richiedere a quest’ultima, se necessario, integrazioni;
• dare diligente seguito alle segnalazioni ricevute;
• svolgere l’istruttoria necessaria a dare seguito alla segnalazione, anche mediante audizioni e acquisizione di documenti;
• dare riscontro alla persona segnalante entro 3 mesi o, se ricorrono giustificate e motivate ragioni, 6 mesi dalla data di avviso di ricevimento della segnalazione esterna o, in mancanza di detto avviso, dalla scadenza dei 7 giorni dal ricevimento;
• comunicare alla persona segnalante l’esito finale della segnalazione.

Le segnalazioni whistleblower sono trattate personalmente dal Responsabile Anticorruzione dell’Ente. L’ attuale Responsabile è il Dott. Alessandro Franchi.

Qualora la segnalazione interna sia presentata ad un soggetto diverso da quello individuato e autorizzato dall’Ente la segnalazione deve essere trasmessa, entro sette giorni dal suo ricevimento, al soggetto competente – RPCT – dando contestuale notizia della trasmissione alla persona segnalante. Tuttavia la segnalazione che venga erroneamente inviata ad un soggetto diverso da quello individuato  potrebbe non essere completamente trattata come una segnalazione di whistleblowing, in quanto quest’ultimo non ha gli stessi obblighi di riservatezza in carico al soggetto ricevente.

PROTEZIONE DELLA RISERVATEZZA DELLE PERSONE SEGNALANTI

L’identità del segnalante non può essere rivelata a persone diverse da quelle competenti a ricevere o a dare seguito alle segnalazioni;

La protezione riguarda non solo il nominativo del segnalante ma anche tutti gli elementi della segnalazione dai quali si possa ricavare, anche indirettamente, l’identificazione del segnalante;

La segnalazione è sottratta all’accesso agli atti amministrativi e al diritto di accesso civico generalizzato;

La protezione della riservatezza è estesa all’identità delle persone coinvolte e delle persone menzionate nella segnalazione fino alla conclusione dei procedimenti avviati in ragione della segnalazione, nel rispetto delle medesime garanzie previste in favore della persona segnalante.

RISPETTO DELLA NORMATIVA IN MATERIA DI PROTEZIONE DEI DATI PERSONALI

Il trattamento di dati personali relativi al ricevimento e alla gestione delle segnalazioni è effettuato dai soggetti del settore pubblico e privato, nonché da ANAC, in qualità di titolari del trattamento, nel rispetto dei princìpi europei e nazionali in materia di protezione di dati personali, fornendo idonee informazioni alle persone segnalanti e alle persone coinvolte nelle segnalazioni, nonché adottando misure appropriate a tutela dei diritti e delle libertà degli interessati.

Inoltre, i diritti di cui agli articoli da 15 a 22 del regolamento (UE) 2016/679 possono essere esercitati nei limiti di quanto previsto dall’articolo 2-undecies del decreto legislativo 30 giugno 2003, n. 196.

Le segnalazioni interne ed esterne e la relativa documentazione sono conservate per il tempo necessario al trattamento della segnalazione e comunque non oltre 5 anni a decorrere dalla data della comunicazione dell’esito finale della procedura di segnalazione, nel rispetto degli obblighi di riservatezza di cui alla normativa europea e nazionale in materia di protezione di dati personali.

COSA SI INTENDE PER RITORSIONE

Qualsiasi comportamento, atto od omissione, anche solo tentato o minacciato, posto in essere in ragione della segnalazione, della denuncia all’autorità giudiziaria o contabile, o della divulgazione pubblica e che provoca o può provocare, alla persona segnalante o alla persona che ha sporto la denuncia, in via diretta o indiretta, un danno ingiusto, da intendersi come danno ingiustificato.

Esempi di comportamenti ritorsivi:

• il licenziamento, la sospensione o misure equivalenti;
• la retrocessione di grado o la mancata promozione;
• il mutamento di funzioni, il cambiamento del luogo di lavoro, la riduzione dello stipendio, la modifica dell’orario di lavoro;
• la sospensione della formazione o qualsiasi restrizione dell’accesso alla stessa;
• le note di merito negative o le referenze negative;
• l’adozione di misure disciplinari o di altra sanzione, anche pecuniaria;
• la coercizione, l’intimidazione, le molestie o l’ostracismo;
• la discriminazione o comunque il trattamento sfavorevole;
• la mancata conversione di un contratto di lavoro a termine in un contratto di lavoro a tempo indeterminato, laddove il lavoratore avesse una legittima aspettativa a detta conversione;
• il mancato rinnovo o la risoluzione anticipata di un contratto di lavoro a termine;
• i danni, anche alla reputazione della persona, in particolare sui social media, o i pregiudizi economici o finanziari, comprese la perdita di opportunità economiche e la perdita di redditi;
• l’inserimento in elenchi impropri sulla base di un accordo settoriale o industriale formale o informale, che può comportare l’impossibilità per la persona di trovare un’occupazione nel settore o nell’industria in futuro;
• la conclusione anticipata o l’annullamento del contratto di fornitura di beni o servizi;
• l’annullamento di una licenza o di un permesso;
• la richiesta di sottoposizione ad accertamenti psichiatrici o medici.

COMPETENZA AD ACCERTARE LA RITORSIONE

La gestione delle comunicazioni di ritorsioni nel settore pubblico e nel settore privato compete ad ANAC che può avvalersi, per quanto di rispettiva competenza, della collaborazione dell’Ispettorato della funzione pubblica e dell’Ispettorato nazionale del lavoro.

La dichiarazione di nullità degli atti ritorsivi spetta all’Autorità giudiziaria.

PROVA DELLA RITORSIONE

ANAC deve accertare che il comportamento (atto o omissione) ritenuto ritorsivo sia conseguente alla segnalazione, denuncia o divulgazione.

Una volta che il segnalante provi di aver effettuato una segnalazione in conformità alla normativa e di aver subito un comportamento ritenuto ritorsivo, spetta al datore di lavoro l’onere di provare che tale comportamento non è in alcun modo collegato alla segnalazione.

Trattandosi di una presunzione di responsabilità, è necessario che le prove in senso contrario emergano nel contraddittorio davanti ad ANAC. A tal fine è fondamentale che il presunto responsabile fornisca tutti gli elementi da cui dedurre l’assenza della natura ritorsiva della misura adottata nei confronti del segnalante.

PROTEZIONE DA RITORSIONI ESTESA AD ALTRI SOGGETTI

La protezione si applica anche:

• al facilitatore (persona fisica che assiste il segnalante nel processo di segnalazione e operante all’interno del medesimo contesto lavorativo);
• alle persone del medesimo contesto lavorativo della persona segnalante, di colui che ha sporto una denuncia o di colui che ha effettuato una divulgazione pubblica e che sono legate ad essi da uno stabile legame affettivo o di parentela entro il quarto grado;
• ai colleghi di lavoro della persona segnalante o della persona che ha sporto una denuncia o effettuato una divulgazione pubblica, che lavorano nel medesimo contesto lavorativo della stessa e che hanno con detta persona un rapporto abituale e corrente;
• agli enti di proprietà della persona segnalante o per i quali le stesse persone lavorano nonché agli enti che operano nel medesimo contesto lavorativo delle predette persone.

NON PUNIBILITÀ DEI SEGNALANTI

Non è punibile chi riveli o diffonda informazioni sulle violazioni:

• coperte dall’obbligo di segreto, diverso da quello professionale forense e medico, o
• relative alla tutela del diritto d’autore alla protezione dei dati personali, o
• se, al momento della segnalazione, denuncia o divulgazione, aveva ragionevoli motivi di ritenere che la rivelazione o diffusione delle informazioni fosse necessaria per effettuare la segnalazione e la stessa è stata effettuata nelle modalità richieste dalla legge.

PERDITA DELLE TUTELE

Le tutele non sono garantite quando è accertata, anche con sentenza di primo grado, la responsabilità penale della persona segnalante per i reati di diffamazione o di calunnia o comunque per i medesimi reati commessi con la denuncia all’autorità giudiziaria o contabile ovvero la sua responsabilità civile, per lo stesso titolo, nei casi di dolo o colpa grave; in tali casi alla persona segnalante o denunciante può essere irrogata una sanzione disciplinare.

MISURE DI SOSTEGNO AI SEGNALANTI

Sono previste misure di sostegno che consistono in informazioni, assistenza e consulenze a titolo gratuito sulle modalità di segnalazione e sulla protezione dalle ritorsioni offerta dalle disposizioni normative nazionali e da quelle dell’Unione europea, sui diritti della persona coinvolta, nonché sulle modalità e condizioni di accesso al patrocinio a spese dello Stato.

È istituto presso l’ANAC l’elenco degli enti del Terzo settore che forniscono alle persone segnalanti misure di sostegno. L’elenco, pubblicato dall’ANAC sul proprio sito, contiene gli enti del Terzo settore che esercitano, secondo le previsioni dei rispettivi statuti, le attività di cui al decreto legislativo 3 luglio 2017, n. 117, e che hanno stipulato convenzioni con ANAC.  ANAC sta procedendo alla costituzione di tale elenco.

LA PIATTAFORMA

Istruzioni per l’uso

• È possibile accedere all’applicazione per le segnalazioni tramite  seguente link
• Registrando la tua segnalazione su questo portale, otterrai un codice identificativo univoco, “key code”, che dovrai utilizzare per “dialogare” con AdSPMS in modo spersonalizzato e per essere costantemente informato sullo stato di lavorazione della segnalazione inviata.

Info: ricordati di conservare con cura il codice identificativo univoco della segnalazione, in quanto, in caso di smarrimento, lo stesso non potrà essere recuperato o duplicato in alcun modo.

Documentazione in materia di privacy e sicurezza

Modello di informativa privacy tra Ente e segnalanti.

Nomina a responsabile esterno del trattamento dei dati personali.

Informativa privacy.

Maggiori informazioni e FAQ sul sito del Responsabile esterno per il trattamento dei dati.

Normativa e pubblicazioni

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 AZIONI DI SENSIBILIZZAZIONE E FORMAZIONE

Sono previste come “Focus”, a partire dal 2024, iniziative di sensibilizzazione e formazione del personale per divulgare le finalità dell’istituto del whistleblowing e la procedura per il suo utilizzo (quali ad esempio, eventi di formazione, newsletter e comunicazioni specifiche portale PAM).